Imaginez un peu. C’est mon premier jour de travail en tant qu’Office Manager. Nous sommes deux à gérer la reception et la vie quotidienne de Wix et mon binôme est aujourd’hui absente. J’ai déjà une liste d’e-mails non traités qui attendent avant même de savoir où se trouve mon bureau. Tout cela sans compter la dizaine d’employés qui fait le guet devant mon ordinateur pour me poser des questions dont je n’ai absolument pas la réponse. La cerise sur le gâteau ? La bête à poils au regard perdu qui arpente les couloirs à la recherche de son propriétaire.
Bienvenue chez Wix !
Je me suis souvent sentie à bord d’une montagne russe, et pourtant s’il fallait faire les choses autrement, je n’aurais rien changé d’un iota. J’ai appris beaucoup à propos d’innovation, de relation client et d’organisation en travaillant sur de nombreux projets et avec des personnes diverses et variées. Désormais, j’aimerais partager mon expérience avec vous. Nos postes sont sûrement différents, mais les leçons tirées de cette expérience sont valables pour tous ceux qui ont à faire avec le monde de l’entreprise, un environnement compétitif, des emplois du temps surchargés et des changements à répétition.
Chaque jour vient avec son lot d’aventures et il est parfois difficile de tout gérer en même temps. Ces 5 conseils m’ont aidée à suivre le rythme, et pas seulement en mode survie. Ils m’ont permis d’identifier les moments de créativité et d’améliorer mon approche du management. Si vous avez besoin d’inspiration pour vous guider dans la gestion de votre équipe ou de votre entreprise, pour vous perfectionner en relation client (ou pour entendre plus d’histoires drôles sur les chiens de Wix), continuez de lire cet article.
01. Prenez les choses personnellement
Que ce soit vos clients ou vos employés, prenez le temps de créer des liens avec les personnes qui vous entourent. Apprenez leur nom et rappelez-vous de quelques détails personnels. À une époque où Internet nous a plongé dans l’anonymat, vous serez surpris de voir comment des petites attentions peuvent faire une grande différence. Dans mon cas, il s’agit de savoir quel chien appartient à quel employé (et ce n’est pas une blague). Dans le vôtre, cela peut être de vous rappeler des préférences de vos clients et de leur envoyer des recommandations personnalisées.
Il ne s’agit pas seulement de rendre les gens heureux. Emmagasiner toutes ces informations vous aide aussi professionnellement parlant. Savoir qui fait quoi au sein d’une entreprise et quelle est la spécificité de chacun va vous permettre de mieux gérer l’ensemble et de donner les bonnes tâches aux bonnes personnes. Connaître les gens est la clé pour gérer un projet efficacement et mieux travailler en équipe. Enfin, cela peut vous amener à explorer de nouveaux horizons. Travailler sur votre mémoire et vous souvenir des personnes, de leurs idées et de leurs compétences peut vous inciter à faire de nouveaux partenariats et ouvrir votre champ des possibles. Ce qui nous amène à notre deuxième point…
02. Ne vous reposez pas sur vos lauriers
C’est lorsque tout roule et que vous avez atteint un rythme de croisière qu’il faut justement garder un œil ouvert sur de nouvelles opportunités et des occasions d’innover. Voilà comment on passe d’une petite société à une grosse boîte à succès. Par exemple, j’ai pris l’initiative de créer des packs pour accueillir les nouveaux arrivants en leur fournissant plus que le strict nécessaire pour bien s’intégrer dans l’entreprise. Dans votre cas, en tant que chef d’entreprise, cela peut être de penser à un nouveau système de livraison plus efficace ou à une nouvelle stratégie sur les réseaux sociaux pour promouvoir votre marque. N’attendez pas la crise pour faire bouger les choses. Si l’on n’avance pas, on recule. Vous devez toujours viser l’excellence et trouver des moyens d’y arriver.
03. Dites oui !
Il y a une chose à laquelle je crois dur comme fer, c’est que tout problème a sa solution. Si un employé vient me voir avec une demande qui semble irréalisable, ma première réponse n’est jamais « non ». À la place, on réfléchit ensemble à ce qui pourrait être une bonne alternative. Cette philosophie peut s’appliquer à votre propre travail, quel qu’il soit. Il peut être tentant de répondre « Navré Madame, je ne fais pas… » ou « Malheureusement, nous ne pouvons pas… » lorsque vous recevez une demande un peu complexe. Au lieu de céder à la facilité, demandez-vous ce que vous pouvez faire pour satisfaire un client du mieux possible. Creusez-vous les méninges pour trouver une solution satisfaisante et cela vous mènera à améliorer constamment votre entreprise.
04. Devenez une personne à listes
Comme vous l’avez sûrement noté dès le début de cet article, je suis souvent débordée de travail. L’adrénaline me permet de garder la pêche et d’avancer au pas de course, mais une question reste en suspens : comment s’assurer que les tâches les plus importantes soient faites en temps et en heure ? Tout est une question de priorité. Trouvez un outil qui vous convient pour organiser votre travail et suivez-le (Instagram et Pinterest sont de bons endroits pour trouver l’inspiration). Peu importe à quel point votre calendrier Google semble bien en ordre, préparez-vous mentalement au moment où vous allez devoir tout envoyer valser pour traiter une mission urgente. Parfois, il y a des opportunités à côté desquelles il ne faut pas passer, comme l’année dernière lorsque nous avons décidé de faire une publicité lors de la grande finale de football américain 24 heures avant. Il faut savoir s’organiser, mais aussi faire preuve de flexibilité pour réagir rapidement à n’importe quelle bonne occasion.
05. On récolte ce que l’on sème
Certains appellent cela une coïncidence. Pour moi c’est le Karma. Je pense qu’il faut donner à la communauté à laquelle on appartient et en faire toujours plus pour « l’autre ». Il ne s’agit pas d’espérer quelque chose en retour, mais de définir quel est votre niveau de générosité et de patience. L’idée est que les gens s’en souviennent et qu’ils veuillent à leur tour transmettre ce qu’ils ont reçu. En appliquant ce principe à votre vie – dans votre relation avec votre boss ou avec l’équipe d’entretien – vous pourrez ressentir les bienfaits, en triple. En plus de cela, ce type de rapport permet d’impliquer tous les membres de votre entreprise à part égale dans votre mission, ce qui est très positif pour son développement. Go team !
Bien sûr, donner n’est pas toujours instinctif et il est parfois difficile de s’en soucier lorsque l’on a un emploi du temps chargé. C’est pourquoi j’ai toujours un post-it sur mon ordinateur pour me rappeler de mon leitmotiv. C’est comme un indice pour prendre le temps de respirer un bon coup de me reconnecter à ce qui m’a amenée à faire ce travail.
Si vous avez créé votre entreprise, vous pouvez aussi vous rappeler ce qui vous a motivé à vos débuts. Après cela, il vous sera difficile de faire disparaître ce sourire sur vos lèvres lorsque vous répondez à vos clients. Le monde de l’entreprise n’est pas un long fleuve tranquille. Il y a tellement de choses à accomplir et si peu de temps pour le faire. Voilà pourquoi il est important de vous remémorer la raison pour laquelle vous êtes arrivé là. Quelle est votre vision ? Qu’est-ce que votre entreprise doit apporter au monde ?
J’espère que ces conseils vous aideront à trouver le droit chemin pour continuer de prospérer et de construire votre rêve pas à pas.
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** Article de Tal Kouris, Office Manager chez Wix **
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